自宅住所を公開したくないフリーランスや、地方在住のまま都市部の住所で起業したい人にとって、バーチャルオフィスは身近な選択肢になりました。住所を借り、郵便物を受け取ってもらい、必要に応じて会議室を使う――仕組み自体は分かりやすいものです。一方で「その住所を会社の本店として登記できるのか」「銀行口座は作れるのか」という制度面の疑問もつきまといます。本稿では、特定の事業者の料金プランには触れず、法務省・金融庁・経済産業省などの公的情報で確認できる範囲に限って、バーチャルオフィスをめぐる制度を整理します。

バーチャルオフィスの仕組み

バーチャルオフィスの中心的な機能は「住所の貸し出し」と「郵便物の受け取り」です。経済産業省は、このうち郵便物を受け取るサービスについて「郵便物受取サービス業者（いわゆる私設私書箱事業者）」と位置づけ、①自己の居所又は事務所の所在地を顧客が郵便物の受取場所として利用することを許諾し、②顧客に代わって郵便物を受け取り、③受け取った郵便物を顧客に引き渡す、という3つの要件をすべて満たす事業者だと定義しています。バーチャルオフィスの多くは、この郵便物受取サービスに、郵便物の転送、貸し会議室の利用、電話応対などの付帯サービスを組み合わせて提供しています。実物のオフィススペースを占有する賃貸借とは異なり、利用者は「住所と機能」を借りている、というのが実態です。

本店所在地として登記できるのか

会社を設立する際、本店の所在場所は登記事項になります。バーチャルオフィスの住所を本店所在地として登記すること自体については、登記制度上、それを一律に禁止する公的な定めは確認できません。ただし、登記できることと、登記した住所で事業上の手続きがすべて円滑に進むことは別問題です。関連する制度として、法務省は2024年10月1日から「代表取締役等住所非表示措置」を設けています。これは株式会社の代表取締役・代表執行役・代表清算人の住所の一部（市区町村までを表示）を登記事項証明書等で表示しない仕組みですが、法務省自身が、金融機関からの融資などで不便が生じる場合があることや、非上場会社では本店所在場所に会社が実在することの証明（配達証明郵便が会社宛てに配達されたことの書面や、有資格者による実在性確認書面など）が求められることを案内しています。登記実務の周辺でも「本店に会社の実在があるか」は確認の対象になり得る、ということです。住所の見栄えや秘匿性だけでなく、その住所で会社としての実在を示せるかどうかが、実務上の分かれ目になります。なお、この非表示措置の対象は株式会社の代表者に限られ、すべての法人・役職に使えるわけではない点にも注意が必要です。

銀行口座開設で問われること

法人名義の銀行口座は、バーチャルオフィス利用時に最も注意が要る論点です。金融庁の案内によれば、犯罪による収益の移転防止に関する法律（犯罪収益移転防止法）に基づき、金融機関は法人の取引時確認として、法人の名称と本店等の所在地を登記事項証明書や印鑑登録証明書などで確認し、あわせて取引を行う目的、事業の内容、実質的支配者（議決権の​25%超を直接・間接に保有する自然人が原則）を確認します。政府広報オンラインも、法人口座の開設では法人と取引担当者の双方について本人確認が必要だと案内しています。また金融庁は、顧客が取引時確認に協力しない場合、金融機関は取引に応じないことがあるとも説明しています。口座開設の可否は法律で一律に決まるのではなく、確認された事業内容や取引目的をもとに各金融機関が審査する建前です。バーチャルオフィスの住所だから即座に断られる、という公的な決まりがあるわけではありませんが、事業の実態を説明できる資料が乏しければ審査が厳しくなるのは、制度の構造上避けられません。

事業者側にも本人確認の義務がある

見落とされがちですが、バーチャルオフィス（郵便物受取サービス）の事業者自身も、犯罪収益移転防止法の「特定事業者」に位置づけられています。経済産業省の案内によれば、郵便物受取サービス業者には、役務提供契約の締結にあたっての取引時確認、確認記録と取引記録の作成・保存（7年間）、疑わしい取引の届出、取引時確認等を的確に行うための措置、といった義務が課されています。経済産業省は2021年12月に、郵便物受取サービス業におけるマネー・ローンダリング及びテロ資金供与対策に関するガイドラインも制定しており、この分野の対策は行政の側でも継続的に整備されています。つまり利用者は、契約時に事業者から本人確認を求められるのが通常であり、これは制度上の義務に基づく正規の手続きです。法人の場合は、名称や本店等の所在地といった本人特定事項の確認のために、登記事項証明書などの公的書類の提出を求められることがあります。逆に言えば、本人確認をまったく求めない事業者は、義務を果たしていない可能性があります。私設私書箱が特殊詐欺などに悪用されてきた経緯から、この分野の本人確認は年々厳格化しており、契約時の確認に時間がかかることは、むしろ制度に沿った運営の表れと見ることができます。

メリットと注意点の整理

許認可との関係も、見落とせない注意点です。営業に行政の許可や登録が必要な業種では、申請先の制度ごとに営業所・事務所に関する要件が定められている場合があります。要件の内容は業種によって異なり、住所として使えることと、事務所としての要件を満たすことは別の問題です。バーチャルオフィスの住所で会社登記ができたとしても、その業種の許認可が同じ住所で認められるとは限らないため、起業する業種が決まっている場合は、契約前に許認可の要件を確認しておく必要があります。以上を踏まえ、メリットと注意点を整理します。

バーチャルオフィスは、住所と郵便受け取りという機能を切り出して提供する、正規のサービス類型です。制度面の要点は三つあります。登記自体を一律に禁じる定めは確認できない一方、会社の実在を示すことが求められる場面があること。銀行口座は犯罪収益移転防止法の確認手続きを経たうえで各金融機関が審査するものであること。そして事業者・利用者の双方に本人確認の枠組みが及ぶことです。料金の安さだけで選ばず、契約時の本人確認にきちんと対応している事業者か、自分の業種の許認可要件と矛盾しないか、そして郵便物の転送頻度や会議室など実際に使う機能が自分の事業に合っているかを確認してから利用する。それが、バーチャルオフィスと付き合ううえでの現実的な姿勢といえます。

出典（4件）